Profesyonel iletişim: süreç organizasyonunun araçları, işlevleri, ilkeleri

2024 Yazar: Miguel Ramacey | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 06:30

Profesyonel iletişim, bir şirketteki insanların birbirleriyle etkili bir şekilde iletişim kurmasını sağlamak için gereklidir. Tüm işletmenin çalışma hızı, doğrudan bilgi aktarımının ne kadar hızlı ve erişilebilir olacağına bağlıdır.

Profesyonel iletişim, en etkili kararları vermede ve bunları ekibe iletmede önemli bir rol oynar. Zayıf bir şekilde kurulmuşlarsa, bu, seçilen kararlardaki hatalar, çalışanlar ve yönetici arasında yanlış anlamaların ortaya çıkması ve kişilerarası ilişkilerin bozulmasında ifade edilebilecek olumsuz sonuçlara neden olmakla tehdit eder.

Kavramın tanımı

Profesyonel iletişim, resmi ilişkiler alanında yürütülen etkileşimlerdir. Ana hedefleri, amaçlanan sonuçlara ulaşmak, belirlenen görevleri çözmek ve belirli faaliyetleri optimize etmektir. Aynı zamanda, profesyonel iletişimdeki katılımcıların her biripatron, ast, meslektaş veya ortak olmak gibi kendi statüsüne sahiptir.

Kariyer basamaklarının farklı seviyelerindeki (icracı ve yönetici) kişilerin birbirleriyle iletişim kurduğu durumlarda, alt iletişimlerden bahsedebiliriz. Sonuçta, ilişkilerin dikey burada açıkça görülüyor. Eşit işbirliği ilkesine dayalı etkileşimi uygularken yatay iletişimden bahsedebiliriz.

Konunun alaka düzeyi

Profesyonel iletişim, insanlar için günlük bir deneyimdir. İşyerinde ve okullarda, üniversitelerde ve resmi kurumlarda gerçekleşir. Bu, öğrenciler ve öğretmenler, astlar ve patronlar, rakipler, ortaklar ve meslektaşlar arasındaki bir iletişimdir. Önündeki hedefe ulaşmak için, her kişi bu tür iletişimin araçlarını ve ilkelerini bilmelidir, çünkü ortakların aynı dilde (hem gerçek hem de mecazi olarak) iletişim kurması, ortak bir sosyal deneyime sahip olması ve birbirlerini anlaması gerekir.

İş iletişiminin temel şartlarına uygunluk

Mesleki faaliyetlerde iletişim mümkün olduğunca etkili hale nasıl getirilir? Bu, bir dizi koşulun yerine getirilmesini gerektirecektir. Her şeyden önce, iletişimin net bir amacı olmalıdır. Aynı zamanda, bu sürece dahil olan tüm kişilerin ilgisi, bunu başarmada önemlidir. Bir anlaşmanın imzalanması, ilişkilerin kurulması, etkinliklerin koordine edilmesi, işbirliği için en uygun koşulların geliştirilmesi vb. buna bir örnektir.

Herkeseprofesyonel ve ticari iletişimdeki katılımcıların birbirleriyle iletişim kurmaları ve bunu kişisel beğenileri veya beğenmemelerinden bağımsız olarak yapmaları gerekir. Aynı zamanda, tabi olma, iş rolleri, iş görgü kuralları ve resmi kısıtlamalara uymak zorunludur. İkinci kavram, yalnızca çeşitli protokollerin, rutinlerin ve düzenlemelerin uygulanmasını değil, aynı zamanda kişinin kendi duygularının gücünü kontrol etmesi ve muhataba saygı duyması için banal ihtiyacı ifade eder.

Ayrıca mesleki faaliyetlerde iş iletişiminin en etkin şekilde uygulanabilmesi için gerekli koşullardan biri de yönetilebilir olmasıdır. Şirketin başı, ekibin karşılaştığı görevleri çözmekle en çok ilgilenen kişi olarak, ilk önce böyle bir anın icabına bakmalıdır. Çalışanlarını en iyi çözümü bulmaya motive etmesi onun için önemlidir, çünkü aksi takdirde onlar herhangi bir fikir sunmayacak, pasif gözlemciler olarak kalacaklardır.

İş iletişimi araçları

Profesyonel iletişim, bir kişinin veya tüm bir grup insanın, bir çalışanı veya tüm ekibi bir şekilde durumu değiştirebilecek veya konuşmayı farklı bir yöne çevirebilecek eyleme motive etmek için anlamlı bir arzusudur.

Planın uygulanması için bir dizi araç mevcuttur. Bu nedenle, profesyonel iletişim araçları şunları içerir:

1. Düzenli posta. Tüm iş iletişimi araçları arasında en eskisidir. Ve bu bağlamda, geleneksel postanın bir takım özellikleri vardır.eksiklikler. Düşük bir mesaj iletim hızından, daha karmaşık bir harf tasarımından (diğer iletişim türlerine kıyasla) vb. oluşurlar. Ve bu, bu sistemin her zaman uygun düzeyde çalışmadığı gerçeğinden bahsetmiyor. Ancak normal posta bugün hala profesyonel bir iletişim aracı olarak kullanılmaktadır. Başlıca avantajı, önemli belgeleri ortaklar arasında aktarmanın çok kabul edilebilir bir yoludur. İş ilişkilerinde telgrafların iletilmesi gibi bir yöntem de kullanılabilir. Bu hizmet aynı zamanda posta yoluyla da sağlanmaktadır.
2. Telefon bağlantısı. Bu çok verimli bir iş iletişimi aracıdır. Ancak, telefon görüşmeleri yasal olarak bağlayıcı değildir. Profesyonel iletişim kullanılırken, diğer araçlar kullanılırken bu nokta dikkate alınmalıdır.
3. E-posta. Bu nispeten yeni iş iletişimi aracı, hak ettiği popülerliğe sahiptir. Başlıca avantajlarından biri, yazılı iletişim biçiminin (sabit metin) sözlü iletişimin sahip olduğu niteliklerle, bilgi aktarım hızı ve neredeyse anında yanıt alma olasılığı biçiminde birleşimidir. Bu nitelikler, e-postayı gayri resmi nitelikteki mesajların iletilmesi için kullanılan ana araçlardan biri yapar.
4. Faks. Özel bir cihaz kullanarak, herhangi bir belgenin bir kopyasını eşinize çok hızlı bir şekilde aktarabilirsiniz. Hız, faks iletişiminin şüphesiz bir avantajıdır. Ancak, bu şekilde iletilen belgelerin yasal gücü yoktur, çünkü hakları yoktur.orijinal imzalar ve mühürler. Bu nedenle, çoğu durumda, bir iletişim aracı olarak faks, yalnızca belgelerin hızlı bir şekilde iletilmesi için kullanılır. Ancak asılları arkalarından normal posta ile gönderilirse yürütme için kabul edilebilirler. “Resmi Kullanım İçin” veya “Gizli” olarak işaretlenen belgelerin faks ile gönderilmesinin yasak olduğu unutulmamalıdır.

İş iletişimi

Sözlü iletişim her zaman profesyonel iletişimin merkezinde olmuştur. Davanın çıkarları ile birbirine bağlı olan ve ayrıca ortaya çıkan sorunları çözmek ve ortaklıklar kurmak için gerekli yetkilere sahip kişiler arasında gerçekleştirilir.

Bu tür konuşmalar, telefon iletişiminin ve yazılı bilgi alışverişinin eksik olduğu tüm avantajları bünyesinde barındıran profesyonel bir iletişim aracıdır. Gerçek şu ki, iş iletişimi:

• Yalnızca bir muhatap veya küçük bir grup insana odaklanmanın mümkün olduğu yakın temas koşullarında gerçekleştirilir;
• kişisel ilişkilerin kurulabileceği koşulları yaratır;
• doğrudan temas anlamına gelir.

İş görüşmesi öncelikle sözlü konuşmayı ifade eder. Ve yazılı forma kıyasla, bir takım önemli farklılıkları vardır. Böyle bir konuşma sırasında muhatabı veya bir grup insanı doğrudan etkilemek mümkün hale gelir. Bu durumda jestler ve mimikler, tonlama vb. kullanılır. Ayrıca,yüz yüze iletişim, önceden düşünmeye zaman bırakmaz. Bu nedenle, gündelik iletişim biçimlerinin yanı sıra bazı üslup ve gramer özelliklerinin yanı sıra bir iş görüşmesinde sıklıkla kullanılır.

Profesyonel iletişimin temeli olarak kullanılan iş görüşmesi, öncelikle düşüncenin mantıksal yapısıyla ayırt edilir. Mevcut uygulamaya dayanarak, yargıları ve kavramları kullanmada mükemmel olan, inandırıcı bir şekilde kanıtlayabilen ve doğru sonuçlara varabilen iş adamlarının, bu becerilere sahip olmayan iş adamlarından çok daha hızlı başarılı oldukları iddia edilebilir.

Profesyonel sohbetin kendi psikolojik kültürü vardır. Muhatapların başkaları üzerinde iyi bir izlenim bırakma, toplantıda dostça bir atmosfer yaratma, yanlış sorulara karşı koruma sağlayan özel teknikler uygulama, rakiplerini sonuna kadar dinleme ve gerekirse argümanlarını çürütme, kullanma yeteneğinde yatmaktadır. çatışmasız iletişime izin veren teknik.

Kültürlerarası İlişkiler

Bugün, dünya giderek küreselleşme süreci tarafından benimseniyor. Bu nedenle kültürlerarası profesyonel iletişim ön plana çıkmaktadır. Uygulanması için sadece yabancı dil bilmeyen uzmanlara ihtiyaç vardır. İş iletişimi açısından bunda ustalaşmaları gerekiyor.

Çoğunlukla bu tür profesyonel iletişimler İngilizce yapılır. İletişimin ana aracıdıreyaletler arası seviye.

Profesyonel iletişim alanındaki İngilizce, genel olarak İngilizce'nin modernize edilmiş ve basitleştirilmiş bir versiyonudur. Standart klişe ifadelerin yanı sıra her türlü kalıbın varlığı ile karakterizedir. Bir uzmanın bunları bilmesi ve belirli durumlarda kullanabilmesi gerekir.

Bir iş adamı tarafından bir iş toplantısına bir tercüman davet edilirse, profesyonel iletişimde böyle bir uzman sadece kendi yaşam tecrübesinden ve kendi kültürel ortamında kabul edilen davranışlardan hareket etmeyecektir. Diğer insanların davranışlarının özelliklerini dikkate almak, konuşmadaki yanlış anlamaları, hataları ve sorunları önlemeye yardımcı olacaktır.

Kültürlerarası profesyonel iletişimde, belirli bir toplumda kabul edilen kişilerarası ilişki normlarını bilmek gerekir. Yani - sözlü olmayan ve sözlü iletişim dilleri. Bunlardan ilki, iletişim katılımcılarının birbirlerine gönderdiği çeşitli sözsüz sinyalleri içerir. Bunu genellikle bilinçsizce yaparlar. Kültürlerarası nitelikteki profesyonel iletişimde sözel olmayan ve sözlü dillerin bilgisinin başarılı bir toplantının anahtarı olduğu unutulmamalıdır. Bir uzman, belirli bir kişi tarafından benimsenen konuşmanın tınısının, telaffuzun hacminin, tonlamanın, yüz ifadelerinin, duruşların vb. Bir konuşma sırasında kullanım normları bazı farklılıklar gösterebilir. En iyi örnek, geleneksel Amerikan gülümsemesidir. Rusya'da samimiyetsiz ve yapay olarak kabul edilir. Amerikalılartam tersine Rusların fazla kasvetli, kaba ve ciddi olduğuna inanıyorlar.

Uzmanların eğitimi

Eyaletlerarası ticari iletişimle ilgili sorunlar nasıl çözülür? Başarılı bir müzakere, profesyonel iletişim alanında hem uzmanlaşmış hem de genel kültürel bilgiye sahip, yüksek nitelikli bir tercümanın varlığını gerektirir. Rus üniversiteleri bu tür uzmanlar yetiştiriyor.

Aynı zamanda "Profesyonel iletişim alanında tercüman" adlı bir program aktif olarak kullanılmaktadır. Günümüzün ticari ve kültürel alışverişlerinde etkili iletişim kurma becerileri sağlar.

Ana İşlevler

Profesyonel iletişimin özelliklerinden biri de oldukça karmaşık sistemidir. Sadece belirli bir organizasyonu değil, aynı zamanda dış çevreyi de kapsayan birçok seviyeden oluşur. Profesyonel iletişimin ana işlevlerini düşünün.

1. Bilgilendirici. Profesyonel iletişim, belirli bir aracı rolünü oynamak için tasarlanmıştır. Yardımı ile çalışanlar arasında fikirler, kararlar ve mesajlar değiş tokuş edilir. İş iletişiminin bilgi işlevi, kuruluşun hedeflerine ulaşması ve bu süreçte ortaya çıkan sorunları ortadan kaldırmak için gereklidir.
2. Motive edici. Profesyonel iletişim, çalışanların görevlerini daha iyi yerine getirme arzusuna katkıda bulunur. Bu motivasyonel işlevdir.profesyonel iletişim. Bu durumda lider emir, ikna, öneri ve talep gibi araçları kullanır.
3. Kontrol. Hiyerarşik sıralamayı kullanan bu işlev, şirket çalışanlarının davranışlarını izlemek için tasarlanmıştır.
4. Etkileyici. Bu işlevin yardımıyla profesyonel iletişim, neler olduğuyla ilgili deneyimlerin ve duyguların ifade edilmesi yoluyla sosyal ihtiyaçların karşılanmasına katkıda bulunur.
5. İletişimsel. Bu özellik çok spesifiktir. Onun yardımıyla, iş iletişiminde ortaya çıkan tipik hatalar ve sorunlar belirlenir ve çözülür ve optimal davranış ilkeleri formüle edilir.

Profesyonel iletişimin işlevleri, şirketin bir bütün olarak yaşamını sürdürmesi açısından da düşünülebilir. Bu durumda aşağıdakiler gerçekleşir:

1. Düzenleyici işlev. İletişim kurarken, yönetimin nesnesi olan çalışan üzerinde dolaylı veya doğrudan bir etkisi vardır. Böyle bir işlev, ekip tarafından gerçekleştirilen tüm eylemlerin başkanı tarafından ekipte ortak eylemlerin organizasyonuna, koordinasyon ve optimizasyona katkıda bulunur.
2. Sosyal kontrol işlevi. Kuruluşun sorunlarını çözme yöntemlerinden herhangi birinin yanı sıra çalışma biçimleri ve ilkeleri belirgin bir normatif karaktere sahiptir. Başkanın talimat ve emirlerinde yer alan tüm bu hükümlerin düzenlenmesi, kurumun organizasyonu ve bütünlüğünün yanı sıra ekibin her bir üyesinin ortak eylemlerinin tutarlılığının sağlanmasına yardımcı olur. Bu yönü korumak vesosyal kontrol profesyonel iletişimlerini uygularlar.
3. Sosyalleşme işlevi. Bu, herhangi bir liderin ana görevlerinden biridir. Bu işlev, iletişim becerilerinde ve yeteneklerinde ustalaşmaya başlayan, bir iletişim durumunda gezinmeyi, konuşmayı ve dinlemeyi öğrenen genç çalışanların ortak faaliyetlere katılmalarını sağlar. Bütün bunlar sadece kişilerarası uyum amacıyla değil, aynı zamanda mesleki faaliyetlerin uygulanması için de çok önemlidir. Aynı zamanda gençler, diğer çalışanlara karşı hoşgörülü, ilgili ve yardımsever bir tutum ve kolektif bir görevi yerine getirmek için hareket etme becerisi kazanırlar.
4. Sosyo-pedagojik. Mesleki iletişim sürecinde, çalışanın pratik deneyimini ona aktarırken kişiliğinin eğitim, öğretim ve gelişim süreci vardır. Ortak faaliyetler sırasında ortaya çıkan sistematik temaslar sayesinde, iletişimdeki tüm katılımcılar hem kendileri hem de ortaklar hakkında ve ayrıca ekibin karşılaştığı görevleri çözmek için en iyi seçenekler hakkında bilgi sahibi olurlar. Pratik becerilerde ustalaşmak bazen bazı çalışanlar için eksik mesleki bilgi için olası bir tazminat olur. Bu da iletişimin sosyo-pedagojik işleviyle sağlanır.

Yönergeler

Profesyonel iletişim şunlara dayanır:

1. Kişilerarasılık. Bu tür iletişim, çok yönlülük, insanlar arasındaki etkileşimin açıklığı ile karakterizedir. Bu ilke, birbirlerine olan kişisel çıkarlara dayanmaktadır. Ve buna rağmenbu iletişim iş odaklıdır. Bu tür bir iletişim, kaçınılmaz olarak kişilerarası temasın özelliklerini taşır.
2. Amaçlılık. Profesyonel iletişimin bu ilkesi çok amaçlıdır, çünkü iş iletişimi süreci, amaçlanan bilgi yükü ile birlikte aynı zamanda temel bir hedefi de taşır. Örneğin bir lider, elindeki istatistiksel veriler hakkında ekibe bilgi vererek, belirli bir faaliyet alanının sorunlu yönlerine dikkat çekmek ister. Aynı zamanda, büyük olasılıkla, bilinçsiz bir düzeyde, konuşma yeteneğini, bilgisini ve zekasını sunanlara göstermeye çalışır.
3. Süreklilik. Bu, profesyonel iletişim ilkelerinden bir diğeridir. İş ortağımızın görüş alanına girerek, onunla sürekli temasın başlatıcıları olmamızdan oluşur. Aynı zamanda iletişim sadece sözlü düzeyde gerçekleşmez. Partner, sürekli olarak uygun sonuçlar çıkarabileceği davranışsal mesajlar alır.
4. Çok boyutluluk. Profesyonel iletişim sırasında kişilerarası ilişkilerin en az iki yönü gerçekleştirilir. Bunlardan ilki işletme bilgilerinin aktarılması ve oluşturulan iletişimin sürdürülmesidir. İkincisi, bir ortağa karşı duygusal bir tutumun çevirisidir (olumlu ve olumsuz olabilir).

Profesyonel iletişim etiği

İş iletişimindeki katılımcıların her biri şunlara sahip olmalıdır:

1. Dürüstlük. Böyle bir karakter özelliğine sahip olan insanlar, aldatıcı işlerden ve hilelerden kaçınırlar. Ancak, hattadürüstlüğü iş davranışının vazgeçilmez bir standardı olarak görenler, bazen yine de yalan söylemek zorunda kalırlar. Bu durumda insanlar kendilerini tatmin etmeyen alternatifler arasında bir seçim yapmak zorunda kalırlar. Ancak gerçekler her zaman söylenmelidir. Yalan söylemek, yalnızca koşullar gerektirdiğinde, iki kötülükten daha azını seçerken haklı çıkar.
2. Dürüstlük. Bir kişinin doğasında bulunan bu özellik, ifadesini eylemlerinin ve inançlarının birliğinde bulur. İyi davranış, ikiyüzlülüğün ve ikiyüzlülüğün tam tersidir. Böyle bir insan her zaman söz verdiği şeyi yapacaktır. Örneğin, bir çalışan, bir iş atamasının yerine getirilmesinde meslektaşına kesinlikle yardımcı olacaktır. Bu onun için o kadar kolay olmadığında bile olacak ama o bir söz verdi.
3. Adalet. Bu karakter özelliği, diğer insanları ve onların eylemlerini değerlendirmede önyargı ve nesnelliğin olmadığını ima eder.
4. Sorumluluk. İş ilişkilerinde bir katılımcının bu özelliği, sözlerinden ne kadar sorumlu olduğu, ahlaki standartları gözettiği ve yükümlülüklerini yerine getirdiği ölçüde kendini gösterir.